Kas kecil digunakan perusahaan untuk mempermudah tansaksi sehari-hari dengan nominal yang kecil. Dalam pencatatan sistem dana kecil dikenal dua metode pencatatan yaitu metode sistem dana tetap dan metode sistem dana berubah.
Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Dalam sistem ini dana kas kecil jumlahnya selalu tetap dan tidak akan terpengaruh oleh transaksi yang terjadi. Maksudnnya pada setiap awal bulan atau awal minggu selalu dimulai dengan nominal yang sama sesuai dengan yang telah ditetapkan menajemen sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat didalam kas kecil hanya buktinya saja yang dikumpulkan. Misalnya, PT. Sejahtera Bersama telah menetapkan kebijakan pembentukan dana kas kecil yang akan digunakan sebagai keperluan rutin. Dana Kas kecil yang telah ditetapkan manajemen sebesar Rp 1.000.000. Pada akhir bulan dana kas kecil yang telah digunakan sebesar Rp 850.000 sehingga sisa saldo kas kecil sebesar Rp 150.000. Pada permulaan bulan berikutnya dana yang diterima sebesar Rp 850.000. Dengan demikian jumlah dana kas kecil pada awal bulan sebesar Rp 1.000.000 diperoleh dari dana yang diterima Rp 850.000 dan sisa saldo dana kas kecil Rp 150.000.
Ciri-ciri sistem dana tetap :
- Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
- Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang telah ditetapkan manajemen.
Prosedur dalam sistem dana tetap :
- Pemegang dana kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaaran selama 1 periode (minggu/bulaan).
- Pada akhir periode,jumlah uang kas kecil yang telah dikeluarkan harus diisikan lagi sehinggajumlah dana kas keci sama dengan jumlah dana awalnya.
- Tidak ada penambahan dana pada pertengahan periode.
Kelebihan sistem dana tetap :
- Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos atau akun tiap periode, sehingga dapat berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana.
- Pimpinan atau pemegang dana kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di pertengahan periode.
- Memudahkan bendara untuk menentukan perkiraan jumlah dana per unit usaha setiap periodenya, karena jumlah awal dana selalu sama atau tetap.
Kelemahan sistem dana tetap
- Saldo kas kecil tidak mudah diketahui, karena saldo baru dpat dilihat pada akhir periode ketika pengisian kembali.
- Jika terjadi kekurangan dana sebelum akhir periode, hal ini akan menjadi masalah karena tidak ada penambahan dana. Oleh karena itu pemegang dana kas kecil harus hati-hati dalam mengelola dana kas kecil.
Sistem Dana Berubah (Fluctuation Fund System)
Pada sistem ini dana kas kecil yang akan disis tidak selalu sama dengan saldo awal pengisian kas kecil. Pengisian dana kas kecil dapat lebh besar atau lebih kecil dari saldo awal pengisian. Artinya, dana kas kecil bersifat fluktasi tergantung dengan kebutuhan operasional perusahaan. Misalnya, pada saat pembentukan dana kas kecil perusahaan menetapkan saldo awal dana kas kecil sebesar Rp 1.000.000. Dana tersebut telah dipakai selama satu periode. Pada periode berikutnya, saat pengisian dana kas kecil dana yang diisikan akn berbeda dengan saldo wal dana kas kecil.
Dalam metode fluktuasi setiap perubahan dalam dana kas kecil baik penambahan atau pengeluaran selalu dibukukan. Jadi pembukuan kas kecil dapa digunakan sebagai jurnal dan sebagai dasar untuk memposting dalam buku besar.
Ciri-ciri sistem dana berubah :
- Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat di debet pada akunkas kecil.
- Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
- Besarnya dana jumlah kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
Kelebihan sistem dana berubah :
- Pengeluran kas kecil yang terjadi langsung dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil langsung dapa diketahui sewaktu-waktu.
- Jika terjadi kekurangan dana pada pertengahan periode dapat melakukan penambahan dana kas kecil.
- Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan karena penjurnalan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadi transaksi kas kecil.
Kelemahan dana berubah :
Pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan karena kurnagnya sikap hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dana kas kecil.
Perbedaan Sistem Dana Tetap dengan Sistem Dana Berubah
Sistem Dana Tetap
|
Sistem Dana Berubah
|
|
Penggunaan Kas Kecil
|
Tidak ada
jurnal. Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas
|
Harus
dijurnal sesuai dengan biaya yang di keluarkan
|
Pengisisan
Kembali
|
Sesuai dengan
rekening ledger, sehingga pengisiannya harus sesuai dengan kebijakan
perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk
|
Pengisian
sesuai kebutuhan
|
Jurnal untuk Sistem Dana tetap dan Sistem Dana Berubah
Contoh Soal :
Manajemen PT. Emas Jaya Perkasa memutuskan untuk membentuk dana kas kecil yang akan dikelola oleh sekretaris perusahaan ii. Transaksi yang akan menggunakan kaas kecil adalah pengeluaran dana yang sama atau lebih kecil dari Rp 200.000.
Transaksi minggu pertama bulan Januari 2018 yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah :
Diminta : |
a. Buatlah buku kas kecil
b. Catatlah transaksi diatas kedalam jurnal bila menggunakan sistem dana tetap
c. Catatlah transaksi diatas kedalam jurnal bila menggunakan sistem dana berubah
Daftar rekening yang digunakan adalah :
No
|
Nama Rekening
|
No
|
Nama Rekening
|
114
|
Piutang
Karyawan
|
514
|
Beban Listrik
|
115
|
Perlengkapan
|
516
|
Beban Telepon
|
519
|
Beban Foto
Copy
|
518
|
Beban
Transportasi
|
520
|
Beban Materai
|
523
|
Dana
Sumbangan
|
521
|
Beban
Konsumsi
|
Penyelesaian :
a. Buku Kas Kecil
b. Jurnal sistem dana tetap
| Tanggal | Rekening | Debet | Kredit | ||
| Januari | 02 | Petty Cash | 1.000.000 | ||
| 2018 | Cash in Bank | 1.000.000 | |||
| 09 | Piutang Karyawan | 160.000 | |||
| Perlengkaan | 95.000 | ||||
| Beban Foto copy | 35.000 | ||||
| Beban Materai | 120.000 | ||||
| Beban Konsumsi | 150.000 | ||||
| Beban Listrik | 120.000 | ||||
| Beban Telepon | 60.000 | ||||
| Beban Transportasi | 80.000 | ||||
| Dana Sumbangan | 100.000 | ||||
| Cash in Bank | 920.000 | ||||
c. Jurnal dana berubah
| Tanggal | Rekening | Debet | Kredit | ||
| Januari | 02 | Petty Cash | 1.000.000 | ||
| 2018 | Cash in Bank | 1.000.000 | |||
| 02 | Beban Materai | 120.000 | |||
| Beban Konsumsi | 50.000 | ||||
| Petty Cash | 170.000 | ||||
| 03 | Beban Foto copy | 20.000 | |||
| Beban Transportasi | 80.000 | ||||
| Petty Cash | 100.000 | ||||
| 04 | Beban Perlengkapan | 40.000 | |||
| Beban Konsumsi | 60.000 | ||||
| Piutang Karyawan | 50.000 | ||||
| Petty Cash | 150.000 | ||||
| 05 | Piutang Karyawan | 50.000 | |||
| Beban Perlengkapan | 55.000 | ||||
| Petty Cash | 105.000 | ||||
| 05 | Beban Listrik | 120.000 | |||
| Beban Telepon | 60.000 | ||||
| Petty Cash | 180.000 | ||||
| 07 | Beban Foto copy | 15.000 | |||
| Dana Sumbangan | 100.000 | ||||
| Petty Cash | 115.000 | ||||
| 07 | Beban konsumsi | 40.000 | |||
| Piutang Karyawan | 60.000 | ||||
| Petty Cash | 100.000 | ||||
| 09 | Petty Cash | 920.000 | |||
| Cash in Bank | 920.000 | ||||
No comments:
Post a Comment